تُفهم الكفاءة الاتصالية بوجه عام كما حدّدها كلّ من «إليان د. زيلي» و«ماريان ديانتن» على أنّها تحقيق التوازن الناجح بين الفعّالية والملاءمة، فالفعّالية تُعبّر عن المدى الذي تتحقّق عنده الأهداف في موقف تفاعلي، وتشير الملاءمة إلى تلبية التوقّعات الاجتماعية لموقف معيّن. فمثال عن الفعّالية: هل أقنعتِ زوجك بأنّ الذهاب إلى المصيف «س» بدلا من المصيف «ع»؟. الملاءمة: هل كان تفاعلك مع زوجك قاطعا، أو هل ذهبت مسرعة بصورة سلبية عدائية إلى حجز الرحلة إلى المصيف «ع»؟ مرّات كثيرة يكون فيها الشخص فعّالا من دون أن يكون ملائما، مثل الشخص الذي يكذب في صحيفة سيرته الذاتية للحصول على وظيفة غير مؤهّل لها، فقد يكون ذلك الشخص فعّالا جدا في الحصول على الوظيفة إلاّ أنّه مخادع في الملاءمة. وعلى الجانب الآخر قد يكون الشخص ملائما جدّا إلاّ أنّه يفشل في تحقيق هدفه، مثل الشخص الذي لا يرغب في الاضطلاع بمهمّة إضافية في العمل لكنّه لا يقول شيئا لأنّه يخشى أن يسبّب صراعا، فإنّه قد يضحّي بالفعالية مقابل الملاءمة. الأساس أنّه عند المواجهة مع اتّخاذ قرارات اتصالية فإنّ ممارس الاتصال الكفء يدرس كيف يكون فعّالا وملائما في الوقت نفسه.