(1) جمع المعلومات المسجلة ومعالجتها معالجة دائمة وممنهجة، مما يسمح بتخزينها أو البحث عنها أو استعمالها أو نقلها.
(2) الصِنْعات (التقنيات) التي تسمح بمعالجة دائمة ومنظّمة للوثائق والبيانات، بما في ذلك الكشف، والاقتناء، والوصف الكَتْبَني (الببليوغرافي)، والتحليل، والتخزين، والبحث، والنشر، والحفظ، للحصول على معلومات حول الاستعمالات.
(3) إدارة الوثائق، والتي قد تشمل عمليات تحديد هذه العناصر، واكتسابها ومعالجتها وحفظها وتوزيعها.
(4) وَفْقا لمعجم ويبستر، التوثيق هو: تجميع المعرفة المسجّلة، وترميزها، وبثّها، على أن تعامل هذه المعرفة بطريقة شاملة وبإجراءات متكاملة، ومع الاستعانة بالسيمياء (علم المعاني) semantic والوسائل النفسية والآلية، وبأساليب التصوير العادي والمصغّر، وذلك حتّى تنال المعلومات الوثائقية أكبر قدر من الإتاحة والاستعمال.
(5) يُعرّف «رانجناثان» التوثيق وعملياته، بأنّه: العمليات التي تنطوي عليها تيسير الإفادة من المعلومات الحديثة من جانب المتخصّصين... ويقسّم التوثيق إلى خمسة مجالات: عمّال التوثيق، خدمات التوثيق، الاستخلاص، نسخ الوثائق، الترجمة.
(6) يرى «جيسي شيرا» Jesse Shera أنّ التوثيق جز من التظيم الكَتْبَني، الذي يخدم حاجات العلماء، ووظيفته هي توسيع تدفّق المعلومات المدوّنة بين مجموعة من المتخصّصين. أو بين مجموعات مختلفة من المتخصّصين. وفي سنة 1951م أعاد تعريف التوثيق في مقالته التي نشرها بمجلّة Library Trends بأنّ ميدان التوثيق هو: ذلك الجزء من التنظيم الكتبني الذي يخدم احتياجات العلم، وأنّ وظيفته هي كشف سريان المعلومات المسجّلة إلى مجموعة من المتخصّصين أو بين المتخصّصين بعضهم البعض. كما لا يختصّ بسريان المعلومات إلى المستويات العامّة غير المتخصّصة.
(7) يعرّفه أحمد بدر بأنّه: مجموعة العمليات والأساليب الفنّية اللازمة لتوفير أقصى استعمال ممكن للمعلومات المنشورة في المطبوعات العلمية، والفنّية، الوطنية والعالمية، حتّى لا ينفق الجهد، والوقت، والمال، على بحوث سبق القيام بها في مكان ما على وجه الأرض. وهذه العمليات الفنّية تشمل التقديم، والجمع، والنسخ أو التصوير، والتحليل، والتنظيم، والتخزين، والنشر والاسترجاع للمعلومات العلمية والفنّية حسب احتياجات العلماء والمتخصّصين.