• 1- هيئة مسؤولة عن اقتناء مجموعة من الوثائق التي تكون جزءا من معاملات رسمية، وحفظها، وإتاحتها للباحثين، وللراغبين في الرجوع إليها بطريقة رسمية حين تدعو الحاجة إلى ذلك. يمكن أن يكون مصدر هذه المستندات والوثائق أو المعاملات المُنجزة من حكومة أو مؤسّسة أو عائلة أو فرد، وبالتالي يمكن القول إنّ المحارة تكون تابعة للدولة (وطنية أو اتّحادية)، إدارية، بلدية، مركزية، خاصّة، مستشفيات، هُزُف، الخ. والمحارة بهذا المعنى مترادف لمركز الإحارة archival agency.
• 2- مجموعة من الوثائق العضوية (مجموعة من القطع المرقونة، والعلاوين، والملفات القديمة، وما إلى ذلك)، بغض النظر عن تاريخها أو شكلها أو وعائها، والتي أعدّها شخص أو استلمها في إطار أنشطته، أو أعدّتها مؤسسة أو هيئة عامة أو خاصة، تُنظّم ويُحتفظ بها لفترة غير محدودة بهدف إمكانية استعمالها. ومن هذا أيضا المَحارة التِّقانية electronic archive، وهي مجموعة من الوثائق المخزنة في ذِكار memory لأسباب تاريخية أو كنسخ احتياطية.
• 3- المَحارة، المكان يتمّ فيه الاحتفاظ بالسجلّات العامّة، أو الوثائق الهامّة الأخرى، وإتاحتها للاستعمال.

المحارة هي الوثائق التي رُحّلت بسبب أهمّيتها للحفظ الدائم، وبما أنّ الإحارة تتعامل مع موادّ عضوية فريدة من نوعها، وقيّمة، وذات أهّمية للناس، فإنّه يكون من المهمّ تنظيمها بشكل جيّد، لتسهل الاستفادة التامّة منها. يرى «ميشيل كوك» M. Cook أنّ المَحارة، هي: «القسم المتخصّص من الوثائق التي عبرت الفترة الجارية، وقد قُوّمت واُختيرت مع اعتبار الإفادة من استعمالها في البحث. وهي: ذلك النظام المكوّن من مجموعة من السياسات، والممارسات، والمخازن، والأمكنة، والأهداف، بالإضافة إلى أنّ مُحلِّل المَحارة يقوم بدراسة الأهداف المرجوّة من المحارة وتحليلها، ومن ثَمّ تصميم نظام مَحاري بالطريقة التي تحقّق الأهداف».

تعتبر الوثيقة الركن الأوّل في المحارة، فهي المصدر الذي يستقي منه الباحث البيانات والمعلومات، وهي ركيزته الأساسية في دراساته، حيث تساعده في التفسير والتعليل بصدق وموضوعية، وهي وعاء الأحداث الماضية، وتاريخها الحي. تُقسّم الوثائق إلى ثلاثة أنواع، اعتمادا على حركتها في الطلب، فالوثيقة النشطة active records أو الجارية هي التي تُستعمل بشكل متكرّر في العمل اليومي للمؤسّسة الحكومية أو غيرها، أو بين الحين والآخر، وتمتدّ فترة زمنها حسب أهمّيتها، فقد تكون نشطة منذ أن وُجدت أوّل مرّة وإلى أن تُحفظ في الملفات حفظا نهائيا. ثمّ الوثيقة الخاملة inactive records، وهي التي انتقلت من مرحلة الاستعمال والرجوع المتكرّر، إلى مرحلة حيث تصبح الحاجة إليها نادرة، وبشكل متباعد في الزمن، بعبارة أخرى هي التي لا يبرّر معدل استعمالها وجودها في مكتب أو على وسيط تِقاني. وعلى هذا الأساس تُحفظ الوثيقة في المَحارة داخل المؤسّسة، في القسم الخاص بالمحفوظات، وبشكل مرتّب، وبنظام تصنيف معيّن، ليسهل الرجوع إليها متى ما دعت الحاجة لذلك. ثمّ الوثيقة التاريخية، والتي ارتبطت أهمّيتها بالجانب التاريخي للمؤسّسة، سواء الجانب السياسي أو الاقتصادي أو الثقافي. وفي الكثير الغالب ما تحوّل الوثائق النشطة إلى وثائق تاريخية ليتمّ الرجوع إليها بعد فترة طويلة، أو يُمكن أن تُعدم إذا انتهت صلاحيتها وتقرّر خلوّها من الأهمّية التاريخية. يُعتبر المُحِير الركن الثاني في المحارة، وهو الشخص المؤهّل في مجال عمله، والمسلّح بالمعرفة العلمية المتخصّصة في دراسة الوثيقة، وتحديد مدى صلاحيتها للبحث، وطريقة حفظ الوثائق وصيانتها. ثمّ المستنفع من الوثيقة وهو الباحث، أو العالم، أو المؤرّخ، أو حتّى القاضي، أو أي فرد يهتمّ بمضمون الوثيقة، ويريد الوصول إلى حقيقة من خلالها، وهؤلاء هم الركن الثالث الذي يميّز العمل المَحاري.

المحارة مصدر حار يحور، عن الشيء وإليه وعليه رجع. وفي سورة الانشقاق، قوله تعالى: «إنّه ظنّ أن لن يَحُور». (14) أي ظنّ أن لن يرجع فيُخلق مرّة أخرى، ولن يبعث بعد مماته. والمحارة اسم مكان من الحَوْر وهو الرجوع إلى الشيء. لأنّ المحارة لا يزال يرجع إليها ما يخرج منها، وهي المصدر الذي يرجع إليه المشتغلون بالتوثيق في كلّ مرّة. فِعْلها أحار الوثيقة يُحيرها إحارة، كالإعارة، يُقال أحار المستند أو الوثيقة إذا فهرسه وبوّبه وصنّفه على نحو معيّن وأدخله في المحارة. وهو مُحِير، وهي محيرة. والوثيقة مُحارة.

اُستعملت كلمة مَخْطوطة ومَخْطوط حين ظهرت الطباعة وصار يُطلق على الكتاب لفظ المطبوعة والمطبوع، أمّا القدماء فقد قالوا الكتاب والنسخة والجزء والمُجلّدة والمُجلّد والجُزازة وغيرها، وفي اللغة كتاب مخطوط أي مكتوب فيه. قد تُطلق كلمة المخطوطة على الكتب التي لم يتمّ طبعها وما تزال بخطوط مؤلّفيها مكتوبة بالمَدّاد، ويحسن تجنّب هذا المعنى لكلمة مخطوطة، وتعويضها بكلمة مَرْقونة سواء أكُتبت بالمِرقنة أم لم تُكتب، وذلك لتجنّب الاشتراك اللفظي الذي يحطّ من قيمة المصطلح الدلالية. أمّا الوثائق القديمة المكتوبة باليد كعقود التملّك والمراسلات والمعاهدات وما شابه ذلك فيُطلق عليها لفظ الجُزازة أو الجُذاذة وقد قالها القدماء من قبل، والنصوص القديمة التي كُتبت على أدوات طينية تُسمّى رُقُم مفردها رقِيم، والتي كتبت على الجدران في العمائر والأبنية تسمّى تَجادير كالكتابات المايَوِية في المكسيك والقَرْسَمِية في مصر، والتجادير لا واحد لها وُضعت اقتياسا على التناشير والتحاسين.

الهُزُف جمْع، مفرده هِزاف، وهو قَليد لتسجيل المعلومات المُصوّرة في حجم مُصغّر، ويكون على شكل لفافة أو شريط. يُعرْف باسم ميكروفيلم. الهاء في كلمة هِزاف مُبْدلة من همزة فأصلها إزاف، وهذا كقولهم: آمين وهامين وأراق الماء وهراقه، وهي مأخوذة من قولهم أزُف الشيء قلّ وصغر، وتأزّف قصر وتدانى والمكان ضاق.

تقول المصادر الغربية إنّ كلمة archive مشتقّة من arkheion اليونانية، ثمّ انتقلت إلى اللاتينية واللغات الأوروبية الحديثة، وقد اُستعملت في اللغة العربية، على شكل أرشيف، والفعل أرشف، يؤرشف. يرى البعض أنّ لها جذور عربية، لأنّ أغلب الكلمات التي تضمّ الجذر arkh تنحدر في الفعل أرّخ، والمصدر التأريخ، الذي يعطي خصيصة القدم، عندما يدخل على كثير من الكلمات. تأثيل كلمة archive على قواعد الاستفان بيّن أنّ أصلها في العربية القَفْل أو القُفْل، سقط منها حرف اللام أخيرا، فالصيغة المقدّرة التي كانت تكتب عليها أوّل مرّة، هي archivel، فأثيلتها ar-chivel أي al-chivel لأنّ الحرف «r» يُبدل من لام على قاعدة لا تكاد تخيب في القياس. والمعنى ما يُحتفظ به ويُقفل عليه لأهمّيته.