(1) «عملية تخزين البيانات والمعلومات على وِعاء تِقاني لمدّة طويلة الأجل لأهمّيتها وندرتها. ولأسباب تاريخية وأمنية، واسترجاعها وقت الضرورة... أو هي عملية حفظ الوثائق وتخزينها، التي سوف تُستعمل في البحث التاريخي، لأنّها غير ذات فائدة جارية. أمّا المَحاشات المَحارية archival material فهي عبارة عن سجّلات، وكتب قديمة ونادرة،... الخ. ليس من السهل تعويضها، وتحتاج إلى صيانة ومعالجة خاصّة».

(2) الإحارة هي نقل الوثائق التي لم تعد ذات استعمال جارٍ، من قبل الإدارة إلى حجرة مخصّصة لتخزينها.

«المَحارة archives، هي مجموع الوثائق المَحارية المنظّمة من خلال العمليات الفنّية المتمثّلة في الاقتناء والتصنيف والفهرسة، بغية الحفاظ عليها، وتيسير سبل الاستفادة منها عن طريق إعداد وسائل الإيجاد المناسبة. وتقديم الخدمات للمستفيدين من المَحارة. وهي عبارة عن مقتنيات من الأوراق والوثائق والصور غير المنشورة غالبا. تحفظ لأسباب تاريخية، مع بعض الموادّ الأخرى. تنشأ هذه الوثائق من نشاطات القطاع العام أو الخاص. بينما تعني المَحارة الجارية current archives المكان الذي تحفظ فيه الوثائق الجارية، أي التي تُستعمل يوميا للحاجة إليها في العمل».

الإحارة مصدر مزيد من الحَوْر وهو الرجوع إلى الشيء. لأنّ المَحارة لا يزال يرجع إليها ما يخرج منها، وهي المصدر الذي يرجع إليه المشتغلون بالتوثيق في كلّ مرّة لاستيقاء المعلومات والبيانات. فِعْلها أحار الوثيقة يُحيرها إحارة، كالإعارة، يُقال أحار المستند أو الوثيقة إذا فهرسه وبوّبه وأدخله في المحارة. وهو مُحِير، وهي محيرة. والوثيقة مُحارة.